Особенности работы с корпоративной электронной почтой

По стилю деловой переписки можно судить о рейтинге компании. Клиент сильно задумается, стоит ли ей доверять, если он получает письма от ее имени, пестрящие грамматическими ошибками, слоганами и простыми выражениями. Кроме того, неправильная работа с письмами грозит компании разглашением конфиденциальной информации. Чтобы не портить репутацию учреждения и обеспечить ее информационную безопасность, сотрудник, в чьи обязанности входит обработка почты и написание электронных писем, должен соблюдать некоторые правила.

• Не следует осуществлять личную переписку под корпоративным адресом. Недопустимо в личных письмах обсуждать производственные проблемы, давать характеристику руководству компании, указывать на его ошибки. Содержание с негативными высказываниями быстро может стать известным начальству и результат не замедлит себя ждать.

• В деловой переписке нет места личным суждениям, словам-паразитам и неформальной лексике. Любое негативное высказывание может быть трактовано не в Вашу пользу.

• Не применяйте профессиональные выражения, известные только узкому кругу лиц, если адресат не входит в этот круг. В противном случае, Вы поставите его в неловкое положение: он может не понять суть послания. Получатель вынужден будет направить Вам уточняющее письмо или просто оставить его без ответа.

• Нельзя в деловой переписке дискриминировать окружающих по признакам национальности, пола, религии, возраста.

• Письмо должно быть написано грамотно, не содержать стилистических и грамматических ошибок и иметь правильную пунктуацию.

• Следите за правильностью электронного адреса, по которому отправляется письмо. Если послание с конфиденциальной информацией будет случайно направлено конкурентам, с карьерой в этой компании можно попрощаться навсегда.

• По содержанию письма определяется его тема. Название темы должно быть коротким, конкретным и давать представление о смысле послания.

• Для того чтобы нить общения не потерялась в процессе переписки,

в ответном письме следует цитировать вопрос, заданный в предыдущем сообщении. Только после цитаты должен следовать ответ на поставленный вопрос.

• Деловые письма обязательно подписываются. Недопустимы ники, логины и так далее. Подпись должна точно указывать на отправителя. После подписи следует указать контактные данные (номер телефона, скайп, факс).

• Не забывайте подчеркивать уважение к адресату «волшебными» словами: спасибо, здравствуйте, уважаемый, пожалуйста. Если письмо носит позитивный характер и направляется знакомому человеку, с которым Вы лично «накоротке», то сообщение можно украсить соответствующим смайликом. Это способствует поддержанию добрых взаимоотношений.

По материалам портала поиска работы в Москве и России: Карьерист.рф




 
Статья прочитана 2019 раз(a).
 

Еще из этой рубрики:

 

Здесь вы можете написать отзыв

* Текст комментария
* Обязательные для заполнения поля
*

Последние Твитты

Архивы

Важно

Читать нас

Связаться с нами

Наши контакты

Тел.      

Skype  

ICQ